Корзина пуста.

Математическая модель или принципы работы

Ни для кого не секрет, что бухгалтерский учет не может заменить управленческий. Часто мешает то, что бухгалтерская проводка - это уже завершенный процесс, а в реальной жизни всё обстоит иначе. Много существует программ, работающих, исходя из таких понятий, как дебет, кредит, обороты и т.п. Еще больше программ, вообще не связанных с бухгалтерским учетом. Обычно сложные системы носят в себе обе составляющие: бухгалтерию и фактическое движение наименований (обычно склад и торговля). При этом обычно основной пользователь программы - бухгалтер, которого интересует только бухгалтерия, и все. Какой тогда должна быть математическая модель учета, при которой бухгалтер занимается бухгалтерией, менеджер - управлением, кладовщик - складом, и при этом все работают с одной программой?

Компания L.Soft разработала свою оригинальную систему,
которая имеет ответы на вопросы бухгалтерии, 
складского учета, менеджмента и получила 
название L.Soft Office.
Это законченный продукт, помимо бухгалтерского учета несущий
в себе возможности управления, анализа и контроля.

Для более точного понимания попробуйте забыть на время о бухгалтерском учете или каком-либо другом учете. Не пытайтесь сравнивать L.Soft Office с другими подобными программами. L.Soft Office не является прототипом какой-либо программы, не является настройкой под чье-либо ядро, т.к. разработан с чистого листа как коммерческий проект, предназначенный для решения определенных задач. Заказчиком первой версии являлся директор предприятия, входящего в 200 крупнейших предприятий России. Соответствующий круг задач Вы можете представить сами.

Это система управления бизнес-процессами. Российские пользователи программы имеют определенные стереотипы о понятии бизнес-процесса. Мы хотим сказать,что бизнес-процессы являются достаточно укрупненными.

Сами по себе бизнес-процессы ничего не представляют. Должно быть хотя бы направление или вектор бизнес-процесса. Так как, говоря обобщенно, именно люди владеют тем, ради чего и “работает” бизнес-процесс, должно быть точно ясно, от кого и куда она - вещь (деньги, товары) движется. L.Soft Office предлагает очень простое деление. Все движется вокруг нас, то есть наших активов, именно активов. Например, когда мы продаем (отдаем), происходит расход от нас, когда мы получаем (берем) деньги или покупаем (берем сырье), происходит приход к нам. Одним словом, есть понятия прихода и расхода как направления бизнес-процессов, объясняющие  "откуда-куда". То есть приход - это когда к нам. Расход - это когда от нас.

Должны быть объекты бизнес-процессов или участники. Под такими участниками в L.Soft Office подразумевается несколько вещей - это активы, которыми распоряжается предприятие; активы, которыми не распоряжается предприятие, и пассивы. Если более проще, то есть только два основных деления - чистые активы и все остальное. Чистые активы - активы, которыми Вы можете распорядиться. В L.Soft Office приняты условные названия для чистых активов и всего остального - это понятия “внутреннего” (как бы своего) и “внешнего” (чужого). Таким образом, получается следующее: происходят какие-то взаимодействия вашей организации с другой организацией, при этом мы назовем это взаимодействие бизнес-процессом, а участниками бизнес-процесса являются, с нашей стороны, наш товар - актив, который мы продаем, со стороны другой организации деньги - для нас пока пассив, пока мы их не получили.

Мы уже знаем, что есть бизнес-процессы - процессы с деньгами, товарами и т.п. Непосредственные участники этих процессов - люди, а точнее, принадлежащие им вещи. В чем проблема? Что такое вещи, то есть конкретный участник процесса?

Бизнес любой организации состоит в сути обмена с доплатой, например:
1. мы купили сырье за деньги (100 руб)
2. отдали сырье в производство (100 руб)
3. получили продукцию из производства (100 руб)
4. отгрузили продукцию (120 руб)
5. получили деньги (120 руб) 

Конечно, очень упрощенно, но откуда взялись “лишние” 20 рублей? Это - наша прибыль, для того, чтобы у нас было желание еще раз повторить процесс. Для получения этих “лишних  рублей” понадобилось целых пять бизнес-процессов, - и это, не вдаваясь в подробности производства, отгрузки, покупки, вида денег и возможности их получения. То есть количество участников бизнес-процессов быстро увеличилось от того, что “просто отдали” и “просто получили”. В реальной жизни таких участников бывает от ста и более, обычно в пределах двухсот, а зачастую гораздо больше. Самое мелкое предприятие оперирует, даже часто не зная этого, с сорока и более участниками бизнес-процессов. В России все на словах и в памяти, поэтому, часто бизнес носит интуитивный характер. Как донести до руководителя, бухгалтера возможность управления своим бизнесом, говоря на совершенно незнакомом языке? Никак, или приобрести европейскую, американскую управленческую систему, освоить язык (английский, немецкий) и заниматься внедрением по их меркам.

L.Soft предлагает использовать для определения участника бизнес-процесса российский план счетов бухгалтерского учета. То есть для внутреннего представления участника бизнес-процесса все равно, как мы назовем отгрузку -  62 90 или 62 46, или как-то еще. В L.Soft Office используется лишь названия бухгалтерских счетов, а не их применение в бухгалтерском учете. Что же такое “использовать названия”? Вообще, что такое бухгалтерский счет? Так или иначе, но российский бухгалтерский учет призван отражать хозяйственную деятельность предприятия. Поэтому в бухгалтерском учете должны быть участники хозяйственной деятельности. Под стандартным пониманием видится номер бухгалтерского счета, его обозначение и применение, описанное в любой бухгалтерской книге. В L.Soft Offce есть номер, обозначение и применение, основанное на применении в бухгалтерском учете, с поправкой на управленческий. Что же это получается и зачем такие сложности? Без примеров не обойтись. Рассмотрим самый популярный процесс - реализация. Состоит, как известно, из отгрузки и оплаты. После оформления документов и оплаты бухгалтерия запишет (укрупненно): дт. 62 - кт. 90 и дт. 51 - кт. 62.

Теперь ряд вопросов:

  • Когда произошла отгрузка, то есть что есть дт. 62 - кт. 90 для склада?
  • Можем ли мы определить отгрузку в аналитическом разрезе по товарам, то есть как написана проводка - для всех товаров вместе или для каждого в отдельности?
  • Можем ли мы после отгрузки за неделю узнать всю сумму НДС по одному товару?
  • Как сопоставлен подтверждающий документ (счет-фактура) с отгрузкой, то есть насколько близка связка документа и проводки, а если это не только счет-фактура?
  • Как будет выглядеть задолженность, если в этот день этот же покупатель оказал какие-то прочие услуги (76 счет), насколько оперативна информация?
  • Когда мы увидим правильные остатки продукции, и повлияет ли напрямую на них документ счет-фактура (не накладная) в случае, если покупатель  изменил свое решение и купил еще продукцию?
  • Как отразится в книге кладовщика отгрузка?

Это далеко не все вопросы, которые Вам могут задать после отгрузки или (и) оплаты. Как тогда работать, как записать правильно проводку или несколько проводок? По всему видно одно - то , что стандартной записи недостаточно.

Так все-таки, что такого предлагает L.Soft?

Несложный механизм, работа которого просто невозможна без дополнительных средств, а именно компьютеров, то есть если можно вручную (а именно на это и рассчитан бухгалтерский учет) собрать вместе дебеты и кредиты, да и то сложно, то добавление новых элементов учета не принесет ничего, кроме ошибок. Мы знаем, что есть бизнес-процесс, его направление и участники бизнес-процесса, как-то привязанные к российскому бухгалтерскому учету. В итоге, как определить, например, ту же реализацию. Что есть реализация в объективном плане? Это расход готовой продукции или расход товаров. То есть расход, а точнее, реализация. Что есть реализация в плане участников бизнес-процессов? Это расход от нас к покупателю. Наш актив по бухгалтерии - 43 или 41 счет, но сама реализация контролируется 90 счетом, в L.Soft Office это тоже 90. Покупатель - это дебет 62 счета, в L.Soft Office тоже 62. Чем является наш актив, который мы продаем? Внутренним, то есть нашим. Чем является покупатель?  “Грязным” активом, то есть не чистым активом, а отвлеченным активом, внешним - чужим, и, действительно, как может быть нашим активом 62 счет если, как только мы расстались с нашей продукцией, мы ее фактически (физически) потеряли. Теперь мы знаем все, что нужно: Реализация, 62, 90, Внутренний, Внешний. 

Есть несколько обязательных правил записи счетов для бизнес-процессов:

  1. Внутренний счет всегда пишется слева.
  2. Внешний счет всегда пишется справа.
  3. Направление бизнес-процесса характеризует бухгалтерию записи. Если приход, то - дебет, если расход, то - кредит. Все сказанное - относительно счета, написанного слева (на месте внутреннего).
  4. Если внутренний или внешний счет написан не на своем месте, то он является предварительным местоназначением или примечанием. При этом бухгалтерская проводка является незавершенной.
  5. Если внутренний счет написан справа, а внешний написан слева, то такая запись не является бизнес-процессом с определением актива или пассива.
  6. Если оба счета внутренние или внешние, то необходим второй (завершающий) бизнес- процесс, даже если оба счета одинаковые.
  7. Каждый бизнес-процесс, если он с внешним счетом, должен иметь клиента, с которым мы работаем.

В соответствии с правилами записываем: Реализация 90 62, где Реализация - направление бизнес-процесса, 90 - счет внутренний, 62 - счет внешний. Покупка сырья будет выглядеть так: Приход 10 60. Расход сырья в производство: Расход 10 20. Расход с одного склада на другой: Расход 10 10.

Кроме направления бизнес-процесса, есть понятие участка учета, клиента и наименования. Вместе получается шесть основных признаков каждой хозяйственной операции или просто операции. В итоге для полноценной работы в L.Soft Offce нужно для каждой операции вводить шесть аналитических признаков. Сравним с бухгалтерским учетом. Вводим: дебет счета, кредит счета и сумму; для аналитического учета в зависимости от его вида, - например покупателя и т.п. То есть два обязательных признака - два счета, сумма и дата не в счет. В системе L.Soft Offce шесть обязательных признаков. То есть L.Soft Offce дает возможность достаточно точно определить каждую операцию, а затем достаточно легко произвести анализ. Вам, возможно, показалось, что шесть признаков - это много, давайте уточним:

1. Направление бизнес-процесса(расход или приход)
2. Первый участник бизнес-процесса(бухгалтерский счет)
3. Второй участник бизнес-процесса(бухгалтерский счет)
4. С кем происходит бизнес-процесс (клиент)
5. Участок учета, уточняющий расположение наших “обменных” вещей(склад)
6. Наименование предмета обмена(товар, сырье)

Дополнительные, но тоже обязательные, признаки. 

7. Дата операции
8. Цена наименования
9. Количество наименования
10. Коды налогов
11. Документ, придающий операции юридическую (или другую) силу
12. Пользователь, который внес операцию
13. Дата и время внесения операции

То есть каждая операция характеризуется: направлением и участниками - активы или пассивы бизнес-процесса; названием сторонней организации, участвующей в бизнес-процессе; Вашим участком учета, то есть местом, где непосредственно происходит движение; точным названием предмета обмена, с которым происходит бизнес-процесс.

Или можно сказать так: что происходит, что движется, с кем, где, с чем именно. Насколько это далеко от теории бухгалтерского учета - намного, но только на первый взгляд. Давайте еще раз вспомним о теории или о назначении бухгалтерского учета - “непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия”. Но ведь L.Soft не предлагает ничего необычного, только требует аккуратности и обязательности при вводе именно всех аналитических признаков. Для кого предназначен учет в L.Soft Offce? Прежде всего, для развивающихся предприятий, для предприятий, имеющих квалифицированных специалистов в области управления, бухгалтерского учета, для предприятий, желающих получить максимальную прибыль. Так или иначе, учет в L.Soft Offce более точный, чем обычный бухгалтерский, требует настройки - знаний в области хозяйственного учета и управления предприятием. Представьте, что Вы уже внедрили L.Soft Offce в учет своего предприятия. Все Ваши бизнес-процессы четко структурированы, готовы для анализа и контроля, причем при внедрении не нужно изобретать свой “велосипед”, т.к. L.Soft Offce является уже законченной системой и, если она Вам подошла,  Вы получите максимальную отдачу, которая выразится не только в увеличении прибыли, но и, как следствие, в покрытии расходов на приобретение L.Soft Offce.

Таким образом, L.Soft Offce - это законченный продукт, 
помимо бухгалтерского учета несущий в себе 
возможности управления, анализа и контроля.

Под структурой управленческого учета подразумевается структура данных (13 уровней) и, как следствие, большие возможности управленческой отчетности. Бухгалтерский учет интегрирован (встроен) в структуру и  является наилучшим инструментом для возможностей управленческого учета. Вся эта структура разрабатывалась в течение нескольких (более шести) лет и проверялась на реально работающих предприятиях. На данный момент описанная выше структура устраивает подавляющее большинство клиентов L.Soft, среди которых есть предприятия, входящие в 200 крупнейших предприятий России, предприятия оборонной промышленности, крупные бюджетные предприятия. То есть та структура, которая есть сейчас, разработана именно для России и на примерах российских предприятий.